[分享]行動辦公室

[Tony]

超過二十家大企業，正在找千坪以上的辦公室。為什麼企業現在要搬家？他們群聚何處？搬新家，正好實踐新理想。「行動辦公室」成為顯學，它究竟帶動什麼營運趨勢？

大企業忙搬家…「行動辦公室」全新出擊

摘自<天下雜誌>



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「大時代剛開始，存在著一種新精神。「安居」是時代性的問題，社會能否安定，取決於此。藝術家以敏銳的感性，將使嚴謹的機能組織，變得美麗而有活力。」

—建築大師科比意

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彷彿約好似地，幾家大企業都在最近完成了「超級規模」的搬家工程。

愛普生（Epson）和微軟一前一後，搬入信義計畫區國泰金融大樓內1500與3000坪的新家。頂樓住進他們的房東——國泰金控董事長蔡宏圖。而蔡宏圖原本在敦化南路底的三百坪住家，則由科技顧問業龍頭之一Accenture進駐。

這波「搬家風」中的大企業，還包括戴爾電腦、飛利浦、荷蘭銀行、惠普（年底喬遷）、IBM（近日宣布地點）等。「現在在尋找千坪以上辦公室的，超過二十家企業，」企業房屋仲介業者世邦魏理仕總監許依祥說。

大企業為什麼現在要搬家？

搬家是大工程，裝潢成本又高，然而，「經歷高度成長的十年，許多辦公大樓已跟不上企業的進步，不得不搬家，」許依祥指出。

譬如愛普生，在南京東路十幾年，大樓又遷入了KTV、證券行，「人員出入完全沒法控制，」愛普生副總經理謝正裕為此很頭痛。又如微軟，民權東路的辦公室部份在地下室，納莉颱風時淹水淹到小腿高度，嚇壞了員工。

讓企業鐵了心決定搬家，也因為不景氣，租金直直落，乾脆把握時機進駐精華商圈。信義計劃區成為熱門首選，微軟、愛普生、惠普不約而同搶進，成了新鄰居。

許依祥推算，兩年內市場租金行情，大幅跌了約15％，「現在B級租金可租A級辦公室，A級租金可租頂級辦公室。」

景氣蕭條，企業更趁著搬家，重新規劃戰鬥力。在歐美蔚為趨勢的「行動辦公室」，大步走入企業，徹底顛覆了過去的組織習慣，也帶入營運新潮。

員工變多，辦公室變小

行動辦公室的最大優點，就是具彈性又可節省成本。「以前辦公室空間使用太浪費了，」Accenture財務長張舜華感嘆。顧問們多半在客戶的辦公室工作，每次她看到空蕩蕩、黑漆漆的座位區，就覺得很心痛。

愛普生則是主管一人一間房間，沿窗而建，但是主管常常不在，門一關，光線就去了一角。「如果很多主管都不在，員工就『日月無光』，但常常一坐十二小時，非常辛苦，」謝正裕自省地說。

「這都是過去組織內的階級意識所造成：什麼階層要分到什麼東西，」跨國設計公司穆氏（Mmoser）台灣區執行長楊 立分析。

然而時代不同了，「位階愈高的人，往往愈不需要大房間、大桌子。因為他們常要往外跑、談生意，回公司就開會，檔案也都集中在祕書那裡，」楊 立觀察。穆氏最近一口氣拿下微軟、Accenture、IBM三大企業的設計案，這些企業也要求用全新的概念設計空間。

微利時代當前，一切資源必須最有效利用，行動辦公室一躍成為關鍵解決方案。比如，員工愈來愈多，卻要讓辦公室愈縮愈小。

愛普生估計，新辦公室比過去小四分之一，然而「未來十年都夠用」。Accenture則是八十名員工，只設六十個座位，「新辦公室比以前足足少了快六十坪，」張舜華忍不住露出笑容。並且四個人分享一個座位，三年內人力擴張到兩百人都沒問題。

行動辦公室的重要元素，就是每個座位「細胞化、模組化」，方便組織調整、擴張或裁撤。員工甚至主管，都沒有固定座位，採用旅館的「訂位制」：先到先選位。也不再是「一個蘿蔔一個坑」，通常二到四人分享一個座位。座位變少了，但是新增了許多討論、休息、安靜思考的空間。

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<<行動辦公室四大趨勢>>


「現在是強調行動力的時代。在外全力戰鬥，回到辦公室，就是思考、整理、分享、放鬆的時候，」楊 立指出辦公室的全新定義。

觀察最近搬家的大企業，可以從空間設計上發現幾個營運新趨勢：

一，打破階級主義，把最好的視野、光線留給員工。

老闆們都說：「人是企業最重要的資產。」藉著搬家，許多老闆們展開實際行動。

Accenture就把面對敦化南路林蔭大道的大窗，留給員工最多的工作區。並且，除了二十位行政人員有固定座位，台灣區總裁黎小萍和其餘六十位同仁一樣，進辦公室前，都要先上網預約自己的座位，沒有任何特權。

愛普生則只剩四位主管有辦公室，其餘全部和員工一樣坐標準座位。靠窗的空間也不再被主管們「壟斷」，而是設計成小吧台和盆景區，可以看見三三兩兩的員工，坐在吧台上，對著綠融融的山景，輕鬆地開會。

一位員工開心地笑說：「最喜歡這明亮的吧台，可以讓心情變好，工作效率也提升。」

《建築環境心理學》一書指出，空間的分布、大小、對應狀態，都影響人的行為。舒適的辦公空間能激發工作熱情，讓效率與創意體現出來，同時減低疲勞感。

然而，辦公空間一直也是用來表達身分、地位的工具。愛普生副總謝正裕不諱言，主管聽到要坐標準隔間時，曾發出反彈，認為「主管的隱私不見了」。最後，只好將主管隔屏稍微加高做為折衷。

「我們還是盡量讓主管了解，要讓公司的文化活潑、創新，空間的創新就是第一步，」謝正裕說。

二，彈性利用空間，讓工作、思考不受限。

愛普生的窗邊小吧台，就可以是愜意的工作桌。

記者參觀微軟的新家時，好幾次一打開會議室的門，赫然發現有人窩在房間一角埋頭工作，對闖入的訪客也視若無睹。「員工想在哪工作，就在哪工作，」微軟財務長許惠娟輕聲掩上門。

不受空間約束，思考更自由，也是行動辦公室的精神之一，更因為科技的進步（如無線區域網路），讓自由的精神更能落實。

以微軟而言，設有讓人安靜思考的focus room，不限音量的電話亭，還有討論室、專案會議室、交誼區等，全部可以無線上網，讓員工自由運用。

「行動辦公室絕不是一味省錢，減少座位，周邊的支援空間要足夠，」楊 立分析。而這些空間，還可以進一步針對需求做精細設計。

比如交誼區，行政人員和業務人員的需求就不會相同。「行政人員好像照顧全家的媽媽姊姊，」楊 立比喻，因此靠近他們的交誼區，是和室風格，椅墊胖胖的有如雞蛋造型，可以抱著閒話家常，被戲稱為「孵蛋區」。

而業務人員的交誼區，則是美式風格，流線型吧台設計。對業務人員來說，在這裡分享、交換情報，往往比坐辦公桌還有收穫。

而這些都是設計師和微軟員工深入訪談後，捕捉到的心理需求。「微軟的員工很年輕，超過四十歲的員工不到十個，對空間很有自己的看法，」楊 立發現，如果設計一個個方方正正的傳統會議室，可能會「毀滅」這群人的創意，必須為他們量身打造有趣的空間。

三，善用色彩、形狀，刺激創意思考。

踏入微軟新家，一進門就是幾張大大的笑臉，男女老幼都有，大海報上的人傳遞一個訊息：電腦不是冷冰冰，也可以很親切。

再往前走，筆直的走廊上居然出現一個圓筒形的會議室，彷彿登陸一個小星球，裡面是柔軟的粉紅色沙發，旁邊吊著南瓜造型的燈，造成視覺上不小的驚奇。「誰說會議室一定要方形？」微軟財務長許惠娟一眼看穿訪客的驚訝。

終於到了一間端正、傳統的會議室，會議桌卻又來一個顛覆，居然是一張花瓣形狀的大桌子。「誰說會議桌一定是方或圓？」許惠娟反問。微軟有三分之一的會議桌，「不是正常的形狀，」許惠娟笑說：「要給來開會的人一點驚喜，同時提醒同仁，思考也是可以沒有形狀、沒有邊際的。」

《辦公空間》一書指出，空間的色彩、形狀對工作情緒與思辨能力都有一定的影響。

連向來講究專業形象的Accenture，這次新辦公室也一改過去沈穩的深色調，換上溫暖明亮的「自然色」。「工作壓力已經夠大了，深色令人窒息，」張舜華坦白說。因此改以蘋果綠、香檳色為主，就連會議室的深色皮椅，也改為柔和的淺綠。

四，員工參與新家設計，主權在民。

辦公室地點，員工決定！

一年多前微軟準備選新家時，管理處就列出五個地區，並且詳細標明交通、生活機能，讓員工上網投票，之後才針對票數最高的兩個地區尋找合適的辦公大樓。

同一時間也進行家具的票選。許惠娟花了兩個月的時間，跑了十家公司，最後挑了二十六張椅子，再請家具公司組了七種座位隔間，最後讓員工票選。

Accenture也請員工票選家具，還統一時間出錢請員工坐計程車到展示場，親自試坐後再投票。「結果大家選的那張椅子，是最貴的，很有眼光，」張舜華笑著說。椅子有多貴？定價兩萬五。不但符合人體工學，椅背、扶手都可以多段調整，以支撐各種姿勢。

「一定要捨得花錢在椅子上，」兩位財務長不約而同說：「這是和員工最密切，接觸最久的東西。裝潢可以省，椅子絕不能省。」

除了上班地區、家具，微軟連「冰箱裡，公司該提供什麼飲料」都請員工票選。管理處也廣納員工意見，有員工反映工作壓力大，常常想抽煙，但大樓內禁煙。微軟為此，原本承租七到十一樓，硬是改租六到十樓，原因是六樓有戶外區，員工可以到戶外抽煙。

「對我來說，每個員工都是我的客戶，他們工作愉快，是我的成就，」許惠娟說。今年，微軟正力推「We hear about you」（我們聽到你的心聲）的企業文化，這次搬家，就是一次實踐。不過，一位年輕員工「理所當然」地說：「我們工作壓力大，工時又長，公司當然應該對我們好一點。」

搬新家，看得到企業的用心，而用心背後，是對員工的長遠投資，期待更積極的行動力展現。

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企業群聚信義計劃區

最近，企業呈現兩極化的搬遷軌跡，「付得起高價租金的企業，往最精華區移動，付不起或不願意付的，往郊區走，」世邦魏理仕總監許依祥指出。最精華區，無疑是信義計劃區。

信義區租金最貴，因為取得成本高，但為什麼特別受到青睞？

進駐的企業主們分析：

一，政策清楚地顯示，這裡是未來台北市的核心地區。

二，環境規劃有國際水準。

三，娛樂休閒商圈林立，生活機能好。

四，企業想要接近市場，這裡就是市場。

信義區崛起後，衝擊了原本的精華商圈，民生敦北一帶打擊不小。東區也難倖免，最近一棟十年以上的辦公大樓，兩年前一坪1800元，最近以一坪800元租出，跌幅之大，轟動市場。